De Product Owner, mag het wat meer zijn (dan functioneel beheerder)?

Alle werk in Scrum wordt georganiseerd in Sprints en wordt gerealiseerd door Scrum Teams. Sprints zijn 4 weken, en vaak korter. Een Scrum Team heeft alle aansprakelijkheden noodzakelijk voor een goede uitvoering van productontwikkeling in zich, verspreid over 3 rollen:

• Het Development Team organiseert alle werk om binnen het tijdsbestek van een Sprint, volgens de prioriteiten van de Product Owner, productiewaardige software te creëren.
• De Product Owner beheert de Product Backlog, de enige bron van invoer voor de ontwikkelactiviteiten, en het budget van de ontwikkeling.
• De Scrum Master bewaakt, promoot en faciliteert het Scrum-proces, en verwijdert alle (vaak organisatorische) Impediments (blokkeringen) die het team in de weg staan.

Jawel, je past Scrum toe als deze rollen, en alle andere regels van Scrum, worden gevolgd en gerespecteerd. Maar dat is niet meer dan een noodzakelijk begin. De uiteindelijke resultaten die je door Scrum behaalt, zijn vooral afhankelijk van de wijze waarop je de rollen en de regels toepast.

Scrum en de rol van de Product Owner.

Scrum wordt vaak ingevoerd vanuit de IT-tak van organisaties. Scrum wordt daarbij aanzien als het nieuwe IT-proces, het proces volgens hetwelke software wordt opgeleverd naar ‘de’ Business. Scrum schrijft voor dat er een Product Owner moet zijn, en een oppervlakkige lezing van de rol doet mensen overhaast besluiten dat dit wel de nieuwe benaming moet zijn voor de zogenaamde business analist. Een zucht van opluchting aangezien dit een bestaande rol binnen de IT-organisatie is. Merk op hoe het denken wordt bepaald door de historische tweedeling IT versus Business.

Organisaties gaan op deze wijze met Scrum aan de slag, maar stellen vast dat deze invulling van de Scrum-rol van Product Owner toch niet de verhoopte resultaten oplevert. De beslissingsbevoegdheid van de business analist is namelijk beperkt. Nog beperkter zijn de inzichten in de leefwereld van de Business. De analist moet nogal vaak in de richting van de projectmanager kijken voor beslissingen, of de stuurgroep, of is afhankelijk van andere instanties die extern zijn aan het Scrum Team. Het Development Team moet geregeld het werk onderbreken, stopzetten, ander werk tijdelijk oppikken, enz. Geen flow, geen waarde.

Dat was zelfs in de klassieke aanpak al een gekend probleem. Vaak werden daarom aan de grens van IT, maar duidelijk binnen IT, reeds aparte afdelingen opgericht om een brugfunctie richting ‘de’ Business te vormen. Vervolgens worden mensen uit deze afdeling gerekruteerd om de Product Owner-rol op zich te nemen en requirements te verzamelen en aan het Developent Team door te geven. De Product Owner-rol krijgt zo een proxy-invulling, wordt een tussenpersoon. De kloof met de echte beslissingscentra wordt iets kleiner, maar IT wil niet verder gaan wegens het behoud van controle over de rol. De wachttijden voor beslissingen en bijsturingen worden kleiner, de start-stop-situaties nemen licht af. Maar het blijft een moeilijke, want lange-afstandsrelatie.

We zien vaak dat in deze situatie de Business ook inzicht krijgt in het gevolgde proces, Scrum, en de rol van de Product Owner. Terecht groeit de behoefte om deze rol zelf op te nemen. De Business eist de rol op! Functionele, klant- en marktinzichten komen zo sneller tot bij het Development Team, en zorgen ervoor dat er meer focus is op het juiste product bouwen, en niet enkel een product op de juiste wijze bouwen. Echter, de afgevaardigde Business-persoon heeft niet steeds een breed mandaat.

De voordelen die met Scrum worden gerealiseerd worden nog groter als dergelijk mandaat en het bijhorende vertrouwen wel gegeven worden. Het is tevens een signaal dat de Business de rol ernstig neemt, het belang ervan inziet. Scrum ontstijgt de perceptie van het nieuwe IT-proces, en wordt een middel voor business agility, een instrument dat de organisatie toestaat sneller in te spelen op verandering, om sneller nieuwe, zakelijke kansen te ontdekken. Scrum wordt een tool die de organisatie holistisch helpt om business-, markt- en gebruikersnoden sneller en beter in te vullen.

De ultieme invulling van de rol is deze van de ‘mini-CEO’. ‘Mini-CEO’ is een metafoor die aangeeft dat er binnen de Business een persoon is die als een echte eigenaar van het product fungeert. Deze Product Owner heeft de volle bevoegdheid over het product, zowel budgettair als inhoudelijk. Deze persoon beschikt over alle contacten binnen de nodige departementen om het product vanuit een 360° perspectief te beheren; marketing, marktonderzoek, gebruikers, wettelijk, financieel. Deze persoon wijdt haar/zijn professioneel leven 100% aan het product, de ontwikkeling, groei en evolutie ervan.

De Product Owner, een functioneel beheerder?

Naarmate het inzicht van bedrijven in Scrum groeit, groeit ook de nood om te ontleren, om oude gewoontes en inzichten radicaal te bannen, en te vervangen door Agile inzichten.

De rol van ‘Functioneel Beheerder’ is geworteld in het oude denken. De opzet en het takenpakket van de Functioneel Beheerder zijn perfect. Op papier. In de praktijk werkt het niet. Te veel voorschriften, te veel detaillistische overhead, te methodologisch. Het voegt te veel zwaarte toe aan Scrum, legt zwaarwegende constructies op Scrum. Scrum is licht. Dat is de kracht van Scrum. Scrum bestaat uit een set minimale voorschriften. De rol van de Product Owner houdt engagement in, betrokkenheid, waarde-gedreven gedrag. Laat ons de schoonheid van deze nieuwe rol niet ten onder doen gaan in een aanpak die geworteld is in het oude, industriële paradigma.

Ik vrees dat het geloof dat de Product Owner-rol de aangewezen functie is voor de functioneel beheerder, behalve in de menselijke drang naar job-, status- en titelbehoud, geworteld is in de misvatting dat in Scrum de hoofdverantwoordelijkheid van de Product Owner de aanlevering is van uitgeschreven requirements. Echter, de Product Owner is in eerste instantie aansprakelijk voor het bestaan van een Product Backlog, en voor de sortering van alle items op de Product Backlog. Intelligente Product Owners doen voor het uitschrijven van de items een beroep op business-inzichten binnen het Development Team, bvb. via de skills die een business analist, of -wie weet- een functioneel beheerder, toevoegt aan het team.

Scrum zet het product centraal.

Scrum maakt abstractie van interne structuren en departementen. Scrum kent geen tweedeling Business-IT. Scrum zet het product centraal, en de waardeverhoging die via het product gerealiseerd wordt, zowel voor de organisatie als voor haar klanten, gebruikers en consumenten. Dit vereist intense en nauwe samen-werking tussen de rollen voor productontwikkeling die Scrum beschrijft. Gun het jezelf om alle voordelen te halen uit je keuze voor Scrum. Leg net dat beetje meer ambitie in je toepassing van Scrum dan enkel de termen van Scrum te gebruiken als de nieuwe verpakking voor een oude aanpak.

Laat de Product Owner vooral een echte producteigenaar zijn. Daar is de rol uiteindelijk ook voor bedoeld.

In 2013 publiceerde ik mijn boek “Scrum – A Pocket Guide (A Smart Travel Companion)”. Vanuit mijn werk bij Scrum.org heb ik een goed beeld van de mondiale verspreiding van Scrum. Het doet me plezier vast te stellen dat Nederland wereldwijd (!) koploper is qua invoering van Scrum. Dankzij de vele mensen, teams en organisaties waarmee ik mocht werken sinds 2010 is Nederland zowat mijn thuisland qua Scrum geworden. Het is een belangrijke drijfveer geweest om mijn boek te vertalen naar het Nederlands, zodat dit in 2016 nog beschikbaar kan zijn voor mijn feitelijke thuis (België) en mijn Scrum-thuis (Nederland).